Sudah bukan fenomena baru bahwa bisnis e-commerce mengalami pertumbuhan yang pesat. Bersamaan dengan peluang ini, muncullah ide bisnis yang disebut dengan penyedia jasa gudang. Sama seperti bisnis pada umumnya, sistem informasi menjadi bagian penting yang menunjang jasa fulfillment ini. Informasi lebih lanjutnya dapat anda lihat sebagai berikut.
Uraian Sistem Informasi Jasa Penyedia Gudang
1. Manusia
Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang berfungsi mengelola informasi bagi sebuah manajemen organisasi. Peran tersebut sangatlah penting dan tampaknya cocok untuk diibaratkan sebagai sebuah aliran darah di dalam tubuh. Tanpa adanya aliran informasi yang sehat maka sebuah perusahaan akan mati.
Sistem tersebut terdiri dari berbagai elemen, salah satunya adalah manusia. Orang atau personel yang ada di dalam sebuah perusahaan harus menjaga segala informasi berjalan dengan baik antara satu divisi dengan divisi yang lain. Dengan begitu, harapannya semua orang yang terlibat di dalam warehouse bisa saling membantu satu sama lain.
Informasi yang utuh akan membuat semua langkah menjadi lebih mudah untuk dilakukan. Tidak dapat dipungkiri apabila miss komunikasi adalah hal yang kerap kali menjadi masalah. Alhasil, rangkaian proses pemenuhan kebutuhan konsumen tidak dapat berjalan dengan lancar. Bahkan ini menjadi awal munculnya problem yang dapat berimbas merugikan kelancaran bisnis.
Lantas siapa saja pekerja yang memegang peran penting dalam sistem tersebut? Beberapa diantaranya adalah operator komputer, personil data entry, programmer, analis sistem, dan manajer sistem informasi. Dalam sebuah jasa fulfillment service Jakarta ataupun bisnis lainnya, mereka memiliki peran yang sangat besar.
2. Prosedur
Salah satu hal yang ikut menjadi bagian dari sistem informasi sebuah bisnis adalah prosedur. Hal tersebut sebenarnya dapat dikatakan sebagai elemen fisik. Mengapa demikian? Manual books atau prosedur biasa disajikan dalam bentuk hard file. Dengan begitu, karyawan yang bersangkutan dapat mengaksesnya dengan lebih mudah.
Sebagai contoh terdapat 3 jenis prosedur yang kerap kali digunakan dalam sebuah usaha yaitu instruksi pemakaian alat, penyiapan masukan, dan instruksi pengoperasian. Tentu hal tersebut sifatnya tergantung dengan jenis perusahaannya sendiri. Sehingga tidak menutup kemungkinan akan ada perbedaan.
Lantas mengapa perlu prosedur? Komponen ini akan membuat semua orang yang bekerja dalam sebuah posisi memiliki satu persepsi yang sama terkait dengan penggunaan sebuah barang atau sebuah proses tertentu. Hal ini semacam instruksi atau manual guide sehingga dapat meminimalisir kekeliruan.
3. Perangkat Keras
Semakin berkembangnya zaman, alur informasi dapat diberikan secara online. Oleh karena itu, terdapat beberapa perangkat keras yang digunakan untuk menunjang fungsi tersebut. Beberapa barang yang dimaksud yaitu komputer, peralatan penyiapan data, serta terminal masukan atau keluaran informasi.
Salah satu perangkat dalam jasa fulfillment service Jabodetabek adalah barcode scanner. Alat ini berfungsi untuk mengidentifikasi sebuah produk serta memudahkan pendataan. Pencatatan tidak lagi menggunakan cara manual. Mengapa? Karena hal tersebut akan membuat pemenuhan kebutuhan konsumen lebih lama.
Belum lagi pencatatan manual lebih berpotensi memiliki banyak kesalahan. Jika dibandingkan, ketelitian manusia dan mesin tentunya tidak berimbang. Terlebih apabila perangkat ini sudah disetel sesuai dengan program. Harapannya tidak akan ada miss data yang menyebabkan masalah bagi pemilik bisnis jasa pergudangan.
4. Perangkat Lunak
Perangkat lunak atau yang lebih dikenal dengan istilah software menjadi bagian yang sangat penting dalam sistem informasi. Perangkat keras berupa device hanya bisa beroperasi apabila didalamnya didukung oleh aplikasi yang sesuai. Hal inilah yang kemudian membuat komponen tersebut dapat melakukan fungsinya dengan baik.
Sebenarnya yang namanya perangkat lunak terbagi menjadi dua jenis. Ada yang sifatnya umum dan khusus. Software yang umum contohnya adalah sistem pengoperasian data yang ada didalam komputer serta model analisis dan keputusan. Sedangkan yang bersifat khusus adalah aplikasi tertentu yang sifatnya spesifik.
Tanpa adanya hal ini pasti pekerjaan dalam gudang atau jasa fulfillment Indonesia akan jauh lebih sulit. Memang pemenuhan sarana dan prasarana sangat penting dalam sebuah bisnis. Tidak heran apabila teknologi ini kemudian menjadi bagian dari investasi. Komponen tersebut akan membuat prose pemenuhan kebutuhan konsumen menjadi lancar.
5. Basis Data
Basis data menjadi bagian krusial yang sangat penting bagi perusahaan. Komponen ini pada dasarnya berisi tentang file atau data yang yang memuat berbagai informasi penting. Media penyimpanannya juga beragam, ada yang berupa soft file dan hard file. Disket, magnetic tape, dan harddisk menjadi tempat simpan yang banyak dipakai.
Sedangkan untuk jenis data yang berupa hardfile biasanya dibuat dalam bentuk cetak berupa catatan harian atau log kegiatan. Hal tersebut kemudian menjadi arsip tertulis dan juga sebagai cadangan kalau ada masalah dengan sistem informasi yang dalam bentuk softfile. Sayangnya, cara ini lebih ribet dan membutuhkan ruang.
Apabila semua data tersimpan dengan rapi maka akan lebih mudah bagi jasa penyedia gudang untuk mengetahui status usahanya.
Berangkat dari sanalah informasi seperti pendapatan bulan ini, jumlah klien, hingga konsumen dapat tercatat dengan baik. Apabila setiap bulannya ada penurunan maka pihak jasa fulfillment dapat segera menentukan strategi perbaikan.
Informasi seperti ini juga sifatnya rahasia sehingga tidak boleh ada pihak luar yang bisa mengaksesnya. Bahkan terkadang pegawai yang berasal dari divisi lain yang tidak berkepentingan dilarang untuk membukanya. Adanya kebocoran data ditakutkan akan digunakan oleh pihak luar untuk menjatuhkan sebuah usaha.
6. Jaringan Komputer
Jaringan komputer merupakan sebuah kumpulan komputer, printer, dan peralatan lainnya yang saling terhubung dan menjadi sebuah paket yang tidak terpisahkan. Informasi ini tersimpan dalam sebuah perangkat dan memungkinkan penggunanya bertukar informasi berupa dokumen atau data dengan cepat dan praktis.
Jaringan ini menjadi penunjang kelancaran arus informasi karena sifatnya yang memberikan kemudahan akses. Tidak akan ada perbedaan data yang diterima satu orang dengan yang lain karena bersumber dari sebuah data central yang berada di dalamnya. Bahkan sejauh ini perangkat tersebut sudah sangat umum digunakan dalam sebuah perusahaan.
7. Komunikasi Data
Komunikasi data merupakan sebuah kegiatan yang melibatkan proses transfer informasi melalui berbagai piranti atau perangkat digital yang sengaja dikirim melalui sebuah media. Komponen ini sangat penting karena menjadi sebuah infrastruktur penghubung yang memungkinkan berbagai komputer terhubung satu sama lain.
Jasa fulfillment yang memiliki banyak pekerja dan support team pasti sangat membutuhkan komunikasi data yang baik. Mengapa? Karena banyak device yang sifat datanya saling melengkapi. Sistem ini mencegah adanya miss data antara satu perangkat dengan yang lain. Hal ini juga memungkinkan adanya komunikasi antara satu divisi dengan lancar dan efektif
Memang membuat bisnis penyedia jasa gudang itu tidak mudah karena bukan hanya alur pemenuhan kebutuhan konsumen saja yang harus diperhatikan. Sama seperti bisnis pada umumnya, terdapat sebuah sarana dan prasarana yang mendukung. Terkait dengan hal ini, sistem informasi menjadi bagian yang memiliki fungsi besar.
